Sommarmöte 2022

Datum: 2022-08-06
Plats: Logen, Torsjödals Koloniförening i Södertälje
Tidpunkt: Kl. 13.00
Närvarande: Informationsmöte varför antal närvarande medlemmar ej registreras 

§ 1                     Mötets öppnande
Kristina Harsanyi hälsar alla välkomna.
Närvarande styrelsemedlemmar presenterar sig. 

§ 2                     Fastställande av dagordning

§ 3                     Motordriven grind.
Idag manuell och olåst grind. Med anledning av att bilar utifrån dumpar sopor hos oss finns behov av motordriven grind: Torsjödals koloniförening har inte möjlighet att bekosta bortforsling av den stora mängd sopor som lämnas på vårt område. 

Medlem informerar om statistik som visar på att cirka 35 000 sopdumpningar sker per år i Södertälje.

Av protokoll Extra årsmöte 2022-04-30 framkommer:
”Årsmötets beslut:
Bifall till styrelsens förslag till motordriven öppning och låsning av grinden. Styrelsen får ett tydligt uppdrag att återkomma med en kalkyl för kostnaden med att installera en motordriven låsning och tillkommande kostnad för grävning och eldragning från garaget. Styrelsen ska även i detalj visa på de risker/möjligheter som finns gällande blåljuspersonal. Presentation av detta ska ske vid Sommarmöte 2022.”.

Anders Sandin från företaget Nils Ahlgren AB presenterar sig och svarar på ställda frågor.

• Endast behöriga mobilnummer har möjlighet att öppna grinden:
  * Via telefonsamtal till grindens mobilnummer (ingen kostnad)
  * Via app smartphone
• Styrelsen blir administratör av systemet och godkänner åtkomst, lägger in behöriga mobilnummer.
• Behov att uppdaterade mobilnummer till medlemmar Torsjödals koloniförening.
• Flera mobilnummer kan läggas till per medlem utifrån hur behoven ser ut. I första hand medlemmen och dennes fru eller make. I andra hand eventuella släktingar efter bedömning av styrelsen.
• Systemet klarar 1 000 mobilnummer.
• Garanti finns för att grinden klarar 500 öppningar/dag, in- och utfarter. 
• Grinden slutar inte fungera om mer än 500 öppningar på en dag, det är ett genomsnittligt antal som grundar sig på ett år, vinterhalvåret har få besökare.
• Antalet grindöppningar är beräknat med god marginal via styrelsen.
• Medlem behöver inte vara på Torsjödal för att öppna grinden, detta kan göras även från annan världsdel.
• Om behov av blåljusbilar kan medlem öppna från distans, den som larmar öppnar grinden.
• Med framförhållning kan gäster/reparatör beredas tillfällig åtkomst via administratör av systemet.
• Administratör av systemet kan anpassa systemet efter våra behov, ex. att grinden stängs efter varje bil samt tidsaspekt till stängning.
• Systemet är anpassat till automatisk öppning vid utfart, via fotosensor.
• Grind styrs via fotoceller/fotosensor.
• Fotosensor placerad cirka 30 cm ovan marken.
• Befintlig grind kommer att breddas något, renoveras till full funktion.
• Det kommer att finnas en motor/grindblad som skyddas av en kåpa/plåtlåda.
• Det finns påkörningsskydd till grinden.
• Vid elavbrott kommer det att finnas en batteribackup
• Batteribackupen fungerar även om kablar klippas av.
• Batteribackupen håller något dygn, Anders Sandin kommer att ta reda på upp exakt tidsperspektiv.
• El-avbrott behöver korrigeras snarast.
• El-kostnad för grinden ska undersökas.
• Garanti för att grinden klarar ned till -20° finns, men klarar även lägre temperaturer.
• Fotoceller behöver hållas rena för full funktion, vintertid behöver snö hållas undan.
• Dörren för gående ska hållas stängd, men är alltid olåst.
• Två (2) års garanti på grinden.
• Fem (5) års garanti på motorspel.
• Motor DAAB, svenskt märke.
• Finns möjlighet till serviceavtal, Anders Sandin återkommer i frågan.
• Finns möjlighet till klämskydd, Anders Sandin återkommer i frågan.
• Leveranstid osäker då kompletteringar tillkommit, leverans önskas innan vintern.

Exakt kostnad för grinden ej klar, styrelsen har bett om korrigeringar, ex. ansluten batteribackup. Behov att gräva 60 meter för att möjliggöra el-dragning, vi har här möjlighet att spara cirka 30 000 kr om vi själva gräver. 
Sammanlagd kostnad för motordriven grind uppskattas till 70 000 – 100 000 kr.

§ 4                     Rapport från besök Södertälje kommun
Kristina Harsanyi informerar om möte den 7 juni med Michael Lagerkvist, kommunens fastighetsförvaltare, där Kristina Harsanyi och Sune Mäkitalo närvarade. Michael Lagerkvist började mötet med att säga att Torsjödals koloniförening inte har något bra rykte och används som ett varnande exempel. Det finns ett gammalt rykte om Torsjödal där vi ses som en ”kåkstad” mot Gamla Strängnäsvägen. Med anledning av detta är det viktigt följa de regler som finns, t.ex. ha enhetliga färger/byggmaterial/utseende inom koloniområdet.

Den 21 juni kom Michael Lagerkvist på besök till Torsjödal för kontroll av stugor, han tyckte då att Torsjödal var rätt fint ändå. I det att Michael Lagerkvist är kommunens fastighetsförvaltare var fokus för mötet våra stugor (inte lotterna), vad som får byggas och inte. Vi måste följa de från kommunen angivna reglerna, vid planering av om- eller tillbyggnad ska styrelsen först informeras. Fråga från Michael Lagerkvist var också – mot bakgrund av att alla andra koloniföreningar i Södertälje är medlemmar i Koloniträdgårdsförbundet – varför inte även Torsjödal?
Rekommendationen från Södertälje kommun är att vi ansöker om medlemskap Koloniträdgårdsförbundet.

Södertälje kommun rekommenderar även att vi tar kreditupplysning på de som köper kolonistugor i syfte att förhindra penningtvätt, styrelsen kommer fortsättningsvis att ordna med detta. 

Enligt Länsstyrelsen får fåtal duvor/hönsfåglar hållas på privat mark, men Torsjödals koloniområde ligger inte på privat mark. Vi arrenderar mark från Södertälje kommun och följer deras riktlinjer. Vill man hålla med duvor/hönsfåglar krävs tillstånd från Miljönämnden, Södertälje kommun. Tillstånd ska förevisas styrelsen innan duvor/hönsfåglar får vistas inom Torsjödals koloniområde. 

Torsjödal är beläget inom Malmsjöåsens vattenskyddsområde och det är mycket viktigt att vi följer de bestämmelser som finns.

Arrendeavtalet med Södertälje kommun gäller till sista december 2023 och har ett års uppsägningstid. Om det inte sägs upp förlängs det automatiskt med ytterligare fem år.

§ 5                     Information byggregler stuga/odlingslott
Informationsblad från Södertälje kommun lämnas till medlemmarna i samband med sommarmötet, dessa finns även att få via styrelsen på begäran.

• Stuga
  Huvudbyggnadens byggnadsarea får vara max 30 m², vari inräknas eventuell uteplats med tak. Dessutom är en förstukvist med tak (utan väggar) på max 4 m² tillåten. Huvudbyggnaden får ha en byggnadshöjd på max 3,0 m.
  Det är tillåtet att ha ett fristående uthus på max 4 m².
  Högsta byggnadshöjd för uthus är 2,2 m. Om det finns en huvudbyggnad på 30 m² och ett uthus på 4 m², får enligt reglerna ingen ytterligare utbyggnad ske och inget ytterligare uthus byggas. För tillbyggnader inom ramen för planbestämmelserna krävs ej bygglov. Brandmyndighetens krav måste dock tillgodoses. Enskilda avloppsanläggningar får ej anläggas. För att få bygga nytt krävs bygglov som söks hos Södertälje kommuns bygglovsenhet. OBS! Ovan angivna byggnadsarea får ej överskridas. Olovligt byggande (dvs. byggande utan bygglov) kan leda till ingripande från Södertälje kommuns bygglovsenhet (tillsyn).
  
• Odlingslott
  Det finns oklarheter och motsägelsefull information gällande tak på vindskydden på lotterna, enligt gammalt avtal ska tak vara av hårdplast. Via hemsidan ses att tak kan vara av papp. Vid syn visar det sig att några har tak av plåt vilket torde vara det mest hållbara. Information om material i taket står inte i arrendeavtalet.

Regeln är att 50 % av odlingslotten ska vara odlad, men det framkommer inte vad som ska finnas på den andra halvan (gräs/trätrall, gungställning et c.).

Styrelsen arbetar med dessa frågor och uppdatering av stadgar pågår.
Mer information kommer.

§ 6                     Information Koloniträdgårdsförbundet
Informationsblad gällande Koloniträdgårdsförbundet samt kopia ordningsregler Torsjödals koloniförening daterade 2014-06-30 lämnas till medlemmarna i samband med sommarmötet, dessa finns även att få via styrelsen på begäran.

Torsjödals koloniförening har tidigare varit medlemmar i Koloniträdgårdsförbundet, men detta sades upp under 1990-talet då vi inte fick det juridiska stöd vi önskade oss. Medlem minns från denna tid att det fanns ett missnöje bland ej svenskspråkiga att kostnad per medlem inte motiverade svenskspråkig medlemstidning.  Det har gått många år sedan dess och vi ser nu ett behov av att eventuellt ansluta till Koloniträdgårdsförbundet.

Vi ser flera medlemmar som bryter mot föreningens regler. Styrelsen går syn vid flertalet tillfällen under sommaren och skickar varningsbrev till de som ej sköter sin lott och/eller stuga på anvisat sätt. Sker ingen förändring på 14 dagar skickas ytterligare ett varningsbrev och efter ytterligare 14 dagar skickas ett brev till och då finns risk att man inte får ha kvar sin odlingslott och sitt medlemskap i föreningen.

Av ORDNINGSREGLER daterade 2014-06-30 framkommer:
”För odlingslott gäller att om medlemmen inte rättar sig inom 14 dagar från att denne fått del av varningen eller när denne upprepat bryter mot reglerna äger styrelsen rätt att utesluta medlemmen genom skriftlig uppsägning.”.
”Om det gäller uteslutning där medlemmen har stuga och tomt ska medlemmen inom 14 dagar från uteslutningsbeslutet påbörja försäljning av stuga. Om så ej sker har föreningen rätt att överta stugan till försäljning och till högstbjudande.”. 

Samtliga koloniföreningar i Södertälje är anslutna till Koloniträdgårdsförbundet – förutom Torsjödal. Vi behöver stärka vårt anseende gentemot Södertälje kommun inför avtalsförlängning.

Styrelsen kommer att lämna förslag till nästkommande årsmöte om att söka medlemskap i Koloniträdgårdsförbundet. Minst 2/3-delar av de medlemmar som röstar vid detta årsmöte måste rösta för medlemskap för att vi ska kunna söka medlemskap i Koloniträdgårdsförbundet.

Mer information gällande kostnad m.m. kommer att delges medlemmarna inför nästkommande årsmöte.

§ 7                     Övrigt              

• Uppdatering av stadgar pågår i enlighet med extra årsmöte daterat 30 april 2022.

• Behov tydliggöra regler
  Viktigt att visa hänsyn. Om du planerar fest i egen stuga eller odlingslott, förvarna grannarna. Alla har inte samma musiksmak varför ljudnivån ska vara dämpad inom egen stuga/stugtomt/lott, använd helst headset/hörlurar. Vid fester finns möjlighet att hyra logen.

Detta gäller all typ av ljud, inte bara musik – störning kan även ske via ex. höga skrik, rök.

Prata med de närmaste grannarna, skapa goda relationer som gör det enklare påtala ev. problem senare.

Om akut störning kontakta Polisen (112), detta medför böter.

Vid behov kontakta polisen, mejla även information till styrelsen om vad som hänt.

Efter kl. 22.00 ska det vara tyst på området.

Vid behov varningsbrev
Skicka mejl till styrelsen med datum för händelsen, klockslag och vad som skett.
Styrelsen behöver denna information för varningsbreven.

• Parkeringsregler/parkeringstillstånd 

Sune informerar om möte med parkeringsbolaget. Parkeringstillstånd krävs för alla parkeringsplatser på området, även på stugtomterna.

Regeln är ett (1) parkeringstillstånd per medlem (stuga/odlingslott).
Vid behov extra parkeringstillstånd finns möjlighet till undantag.

Ansökan om extra parkeringstillstånd kan göras via mejl till styrelsen, med ansökan ska motiverande kommentar finnas med för utvärdering om extra parkeringstillstånd kan lämnas eller inte, ansökan tas upp vid nästkommande styrelsemöte. 

Lottnummer är infört på alla parkeringstillstånd. Dessvärre har bläcket blivit blekt av solen och det går inte längre att se lottnumret.

Parkering får ej hindra annan trafik/blåljus. Om osäkerhet var man får parkera eller inte, skicka mejl till styrelsen så ser vi på detta närmare.

• Frågor från medlemmarna

Frågor från medlemmarna gällande torpet Hanstavreten 1, varför inte samtliga medlemmar med odlingslotter tillfrågats om intresse av att hyra torpet i den ordning de varit medlemmar. Detta är en tidsaspekt som inte är möjlig för styrelsen.

Det framkommer i arrendeavtalet att styrelsen bestämmer i vilken ordning lotter utdelas, det behöver inte ske i turordning efter hur länge man stått i kö.

Vi har långa köer till odlingslotterna, de som fått kolonilotter under innevarande år har stått i kö sedan 2017. 

Fråga från medlem gällande om Torsjödal kan införa kö-avgift som administrativ kostnad till de som finns i kö till odlingslotterna, detta för att se vilka som fortfarande är intresserade av odlingslott. Denna fråga har diskuterats i samband med tidigare styrelsemöte och kommer att lyftas upp igen.

Torpen ägs av Södertälje kommun, men enligt hyresavtalet ska underhållet ske via Torsjödals koloniförening.

Av hemsidan framkommer: 
”Torpen går att långtidshyra som kolonistuga för befintliga medlemmar som har odlingslott. För att ställa sig i kö till att hyra ett av torpen, vänligen kontakta styrelsen.”.

Endast en medlem har anmält intresse för hyra av torp, det är denne som fått hyra torpet ”Hanstavreten 1”, som befann sig i ett fallfärdigt skick p.g.a. tidigare bristfälligt underhåll. Utan renovering var torpet inte i skick att hyras ut. Styrelsen har insyn i vad som sker i torpet, det finns ett avtal med medlemmen om vad som får göras och inte. Vid eventuellt avtalsbrott kommer varningsbrev att utfärdas på sedvanligt sätt.

Medlem påtalar att nuvarande regel om odling minst 50 % av odlingslotten borde höjas till 100 % i det att vi är en koloniträdgårdsförening. Så har tidigare varit fallet, men sänktes då det blev för många varningsbrev. 

Odlingslotterna har olika storlek, en del är delade. Delning av fullstor odlingslott kan ske mellan medlemmar, styrelsen ska då först tillfrågas så att delning sker på rätt sätt. 

Medlem påtalar konstigt svar från styrelsen gällande störande medlem på odlingslott, visar sig att missförstånd skett kring vad händelsen gällde.

Viktigt med tydlig information till styrelsen gällande datum för händelsen, klockslag och vad som hänt – detta är uppgifter som krävs för att möjliggöra varningsbrev.

• Förbättringsförslag

Kristina Harsanyi uppmanar medlemmarna att kontakta styrelsen gällande alla förbättringsförslag de ser möjliga, styrelsen tar upp dessa vid nästkommande styrelsemöte.

§ 8                  Mötet avslutas.
Kristina Harsanyi förklarar mötet avslutat.

Justerare

Eva Forss